Aplikasi HRIS dirancang untuk merampingkan dan mengotomatiskan tiga pilar tradisional HRM yaitu penggajian, waktu dan kehadiran, dan manajemen tunjangan. HRIS memungkinkan perusahaan untuk merencanakan biaya HR dengan lebih efektif, serta untuk mengelolanya dan mengendalikannya tanpa perlu mengalokasikan terlalu banyak sumber daya.
Beberapa tanda perusahaan harus menggunakan aplikasi HRIS:
-
Perusahaan yang sedang berkembang
Seiring dengan pertumbuhan jumlah tenaga kerja, akan menjadi lebih sulit juga untuk mengumpulkan, memperbarui, dan melacak banyak informasi untuk setiap karyawan. Pengolahan data secara manual tidak lagi mampu mengimbanginya karena terlalu memakan waktu dan rentan kesalahan.
- Kesulitan dalam manajemen karyawan
Terkadang tim HR mengalami kesulitan dalam mengatur berbagai prioritas. Tanpa bantuan teknologi, waktu mereka dihabiskan untuk tugas administrasi manual seperti mencetak dokumen, mendapatkan persetujuan, daripada tugas strategis. Umumnya seluruh upaya ini dilakukan hanya untuk mengelola data yang disimpan dalam sistem yang berbeda.
Mengapa perusahaan harus menggunakan sistem HRIS?
-
Menyederhanakan tugas HR
Mengelola tugas administratif secara manual cukup berat dan memakan waktu. Mengelola fungsi inti HRM menjadi lebih sederhana. Dengan menghapus tugas otomatis yang mudah dari beban kerja karyawan, mereka dapat lebih fokus pada tugas yang lebih luas sehingga meningkatkan efisiensi tim secara keseluruhan.
Sebagai contoh, proses rekrutmen manual kerap rumit dan berbelit-belit. HR system Talenta by Mekari memudahkan proses seleksi ratusan hingga ribuan kandidat berdasarkan kebutuhan perusahaan dengan mudah. Dengan fitur Applicant Tracking System, perusahaan dapat mengotomatiskan proses rekrutmen, mulai dari penjadwalan waktu dan penanggung jawab wawancara, pengiriman email untuk undangan wawancara, manajemen kontrak, dan masih banyak lainnya.
- Aplikasi HRIS mempermudah pengambilan keputusan
Saat ini tanggung jawab ada pada HR untuk membuat keputusan berdasarkan data dan melaporkan tren dengan tingkat kecanggihan yang sama seperti departemen bisnis lainnya. Ini hanya dapat dilakukan secara efisien dengan memiliki semua data di satu lokasi dengan HRIS.
HRIS memfasilitasi pengambilan informasi dengan cepat dan akurat yang memungkinkan analisis cepat masalah SDM dan memberikan informasi yang baik bagi pengambil keputusan. HRIS bertindak sebagai alat yang efektif bagi manajer untuk mengambil keputusan yang efektif. Keputusan tersebut didasarkan pada kualitas, yang meningkatkan produktivitas karyawan dan manajer, yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.
- Meningkatkan kepuasan karyawan
HRIS yang efektif dan terkelola dengan baik dapat meningkatkan pengalaman karyawan yang lebih baik. Portal karyawan yang user-friendly mempermudah karyawan dalam mengakses, meninjau dan memperbarui informasi mereka, dengan mudah meminta waktu istirahat dan menerima persetujuan, dan mempelajari budaya perusahaan mereka. Hal tersebut dapat membantu departemen HR.
HRIS yang baik dapat membantu meningkatkan pengalaman kerja untuk semua karyawan yang mengarah pada persepsi mereka terhadap perusahaan. Sistem ini juga dapat membantu mengungkap pola yang mungkin mengindikasikan masalah dalam perusahaan yang menyebabkan karyawan menjadi kurang produktif.
- Manajemen diri karyawan
Menggunakan HRIS juga menawarkan kesempatan kepada karyawan untuk mengelola diri mereka sendiri. Jika mereka memiliki alat untuk melacak waktu mereka sendiri, misalnya, manajer dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengawasi karyawan mereka, membebaskan mereka untuk lebih banyak tugas manajemen, sementara karyawan dapat mengambil kepemilikan atas beban kerja dan tugas mereka sendiri.
Ini juga dapat membantu perusahaan Anda menghindari adanya micro management yang dapat menurunkan produktivitas karyawan, meningkatkan turnover, dan waktu manajemen yang terbuang percuma.
Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) memiliki peran penting dalam fungsi SDM perusahaan. Menerapkan sistem yang efektif bisa menjadi hal yang pasti HR untuk tetap menjadi yang terdepan dalam upayanya untuk memberikan layanan yang lebih efektif dan efisien. HRIS yang baik akan memberikan informasi penting tentang kebutuhan dan kapabilitas sumber daya manusia.