Tugas utama seorang HRD seharusnya adalah untuk mengembangkan SDM (Sumber Daya Manusia) di perusahaan, namun prakteknya kebanyakan pegawai HRD terjebak dalam rutinitas seperti perhitungan gaji, tunjangan, menghitung lemburan karyawan, hitung BPJS, pajak PPh21 dll yang belum lagi mengurus ‘drama’ karyawan yang terkadang menguras pikiran alias terbawa ‘baper’ dan ini sangat menyita waktu hehe..
Nah dari cerita singkat di atas kebayang kan tugas seorang HRD kaya gimana pusingnya, jadi pilih mana ngurusin orang apa ngurusin barang?
Dengan teknologi jaman now, banyak hal yang dulunya dilakukan manual kini bisa diselesaikan dengan sebuah aplikasi atau pun software yang pastinya bisa menghemat tenaga, waktu, pikiran, bahkan dana dari sebuah perusahaan, dari perusahaan berskala UKM terlebih perusahaan berskala besar.
Contoh yang paling fenomenal adalah Gojek yang merevolusi gaya transportasi lama, kini hanya lewat aplikasi dari order ojek, beli makanan, beli tiket bioskop, ngantar paket, sampai beli pulsa cukup dengan ‘jempol’ alias lewat smartphone sampai-sampai sangking fenomenalnya timbul jargon bahasa baru yang sangat familiar buat kita sehari-hari yaitu “digojekin aja bro”
Seiring perjalanan transformasi teknologi inilah, salah satunya inovasi dalam manajemen HR, dimana pengelolahan SDM hanya dengan satu aplikasi yang serba otomatis, dari absensi, menghitung gaji, BPJS, PPh21, klaim dan pengajuan cuti.
Manfaat Aplikasi data karyawan Bagi Bisnis Perusahaan
Perkembangan usaha bisnis saat ini telah mempengaruhi banyak hal. Mulai dari menjamurnya perusahaan multiasinal, Start Up, hingga Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Dengan kata lain, jumlah para karyawan juga semakin meningkat.
Kita tahu bahwa kehidupan para karyawan bergantung pada gaji setiap bulan. Sehingga sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan setiap karyawan menerima gaji mereka dengan tepat waktu dan juga akurat.
Sayangnya, banyak masalah yang sering terjadi. Dimana proses perhitungan gaji karyawan ternyata memakan waktu lama dan timbul banyak masalah.
Mulai dari kesalahan penghitungan gaji, penerimaan gaji terlambat, karyawan resign, serta komplain dari karyawan terkait jumlah gaji. Disinilah pentingnya untuk menggunakan aplikasi data karyawan. Karena untuk sekelas perusahaan, spreadsheet saja tidaklah cukup.
Pengertian Aplikasi data karyawan
Payroll Software merupakan jenis aplikasi (software) yang berfungsi untuk memudahkan perusahaan dalam menghitung gaji karywaran. Perhitungan tersebut berdasarkan unsur data seperti kehadiran karyawan, lembur, uang makan, tunjungan, maupun BPJS.
Nah, software paywoll ini biasanya menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh perusahaan.
Hadirnya software ini sangat memudahkan untuk menghitung gaji berdasarkan data jam kerja maupun kehadiran yang sudah terintegrasi dalam sistem. Nantinya sistem tersebut secara otomatis menarik gaji (dana deposito) perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.s
Hampir semua perusahaan menggunakan software tersebut untuk menghitung gaji karywaran. Untuk lebih detailnya, berikut beberapa manfaat lain yang dibahas lebih detail.
Manfaat Aplikasi data karyawan & HRD
Mungkin beberapa bisnis kecil tidak secara khusus menyediakan divisi HRD, namun pasti ada seseorang yang bertugas untuk menghitung gaji dan mengelola absensi karyawan.
Maka dari itu, software ini hadir untuk membuat lebih mudah, lebih cepat dan merampingkan segara proses tersebut. Yuk simak lebih lanjut manfaat dari aplikasi data karyawan online sebagai berikut.
1. Penjadwalan Karyawan
Aplikasi data karyawan memungkinkan untuk menjadwalkan jam kerja karyawan. Jika ada beberapa karyawan yang mengajukan pergantian shift di tengah jalan, aplikasi payroll dapat mengatasi hal tersebut.
Dengan kata lain, aplikasi data karyawan dapat membuat jadwal sesuai kebutuhan perusahaan, menyimpannya, serta merubah jadwal kerja karyawan saat diperlukan.
2. Mengelola Absensi Karyawan
Selanjutnya, karyawan juga dapat melakukan absensi dimana saja dan kapan saja dari smartphone mereka. Perusahaan dapat melihat jam berapa berapa karyawan hadir dan jam berapa karyawan pulang. Termasuk melihat lokasi mereka secara realtime.
Selain itu, software absensi dapat mengelola berbagai kebutuhan, mulai dari terkait karyawan cuti, lembut / izin, hingga pengajuan yang dapat dilakukan melalui sistem aplikasi.
Nantinya, semua laporan absensi secara otomatis tersedia di setiap akhir periode. Tentu sangat memudahkan tanpa harus menghitung ulang lagi.
3. Sistem Payroll Online
Efisiensi waktu sangat dibutuhkan dalam setiap pekerjaan, termasuk menghitung gaji para karyawan. Dengan aplikasi data karyawan, proses membuat komponen gaji, menyusun tunjangan, bonus serta pemotongan gaji semakin mudah dan cepat.
Termasuk masalah penjadwalan dan pengelolaan absensi karyawan, secara otomatis membuat data tersebut langsung mengalir ke sistem gaji bisnis Anda.
Selain itu, perusahaan tidak perlu khawatir terkait pajak PPh 21. Software sudah memiliki sistem dan perhitungan gaji secara khusus untuk mengatur hal tersebut. Notifikasi deadline pajak dan pembaruan pajak juga sudah tersedia dalam sistem aplikasi.